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阿勒泰地区人大工作委员会机关公文处理办法
2011-09-02 17:05  地区人大

一、行文规则

(一)地区人大工委的文件种类有:工委党组文件、工委文件、工委办公室文件、人大工作信息、简报等。

(二)工委及办公室行文应根据职权范围和隶属关系确定。属于工委党组讨论决定的事项以党组名义行文,属于工委职权范围内的事项以工委名义行文,属于授权或机关事务的事项以办公室名义行文。

(三)机关对外行文一律由办公室审核。以工委党组或工委名义的行文分别由党组书记、工委主任或受其委托的领导签发;以办公室名义的行文由工委秘书长或办公室主任签发。

(四)文稿的审核和签发要严肃郑重。对于不符合要求的文稿,审核或签发人可直接进行修改;也可提出修改意见,退还撰拟人修改。文稿一经签发即成定稿,有关部门或拟稿人如对原文或修改部分有疑议,可向签发人申述意见,但不得自行添改。

(五)文件起草的具体要求是:

1、符合党的路线、方针、政策以及国家的法律、法令,全面、准确地反映客观实际情况;

2、完整、准确地体现本机关、本部门的意图;

3、重点突出、观点鲜明、结构严谨、条理清楚、文字简明通畅、标点符号使用正确,人名、地名、时间、数字、引文等要准确;

4、合理使用文种,坚持“一文一事”制度,避免“一文数事”和在“报告”中夹带请示事项。

(六)拟稿要用拟文稿纸和公文审批单(文头纸),核稿人、签发人均应在公文审批单上签署自己的意见、姓名及年、月、日。拟稿、核稿、签发一律使用蓝黑墨水或碳素墨水。

(七)公文要写明成文的具体年月日。会议通过的文件,以通过日期为准;总结、报告、请示和重要的通知,以签发日期为准;关于具体事项的通知、公告、简报、函等一般性公文,以实际印发日期为准。

(八)需要保密的公文应在公文首页右上角标明:绝密、机密、秘密或内部事项;紧急公文根据紧急程度在公文标题左上角标明“特急”或“急”,紧急电报分别标明“特提”、“特急”、“加急”。

(九)正式对外印发的公文要编号。工委党组、工委、办公室等发文要分别编号。

(十)起草文稿要注意留出装订线和眉边。经领导人签发后的底稿(包括翻译稿)要送交档案员归档。

(十一)发文要注意效用,坚持少而精的原则。可发可不发的文件尽量不发,可长可短的文件尽量缩短,印发范围可大可小的尽量缩小(一般不要越级抄报、跨级抄送),防止和克服形式主义、文牍主义。

二、公文的处理及阅办

(一)公文的签收

1、一般外来公文的签收、机关领导或工作人员外出开会或参加其他公务活动带回来的公文,直接送达的内部明电、密码电报以及机要文件等由文书室负责。要认真清点核对,逐件签收。

2、公文的拆封由文书负责,其他人员不得擅自拆封(凡封面标有领导人“亲启”、“亲收”的来件,由本人签收拆封)。拆封要注意保持完好,若是信件,应将信封附在一起一并处理。拆封后,若发现封内公文有差错,应退回发文机关,并做好相应记载。

3、公文拆封后,要加盖收文印章,填写收文编号、日期和份数,并按中央、各级党委、政府、各级人大、下级文件进行分类登记。传真电报、密码电报要单独登记。

(二)公文的传阅

1、公文登记后按类别附公文处理单装入专用公文夹中,送办公室主管领导提出拟办意见,文书根据拟办意见及时分送工委领导或有关部门阅示和办理。

公文拟办的原则是:来文除送主任、副主任、秘书长、办公室主任外,根据工作需要,可按业务口分送有关处室阅知。急需办理的公文,除送工委主要领导、分管领导阅示外,同时复印送交有关处室阅办。

2、机关公文的送阅由文书负责。传阅公文必须办理签收手续。公文阅完后,应及时退还,避免横传。一般情况下,工委领导处文件不得超过三天。工委领导如果外出时间超过三天,文书应将留在办公室的文件取回送其他领导阅。

3、公文送阅要及时、准确,凡属批办的公文,要急事急办,特事特办,随收随送,随时处理。

4、密码电报、机密文件要严格按规定范围及时送阅,按时收回,放保密室留存,原则上不能在其他办公室过夜存放。凡需退还机要局的,应当及时退还。

5、公文阅办后,统一归口到保密室留存、清退、存档或销毁。

(三)公文发文办理

1、机关形成的公文,经领导签字同意印发后,交由文书登记、编号。机关内部各部门的文件由文书送达,其它外发文件由文书装封、编号、登记后投寄。

2、如需翻译,翻译公文要迅速、准确,译文完成后要送交办公室领导或秘书长审核。

3、公文打印要做到正确、整洁、清晰、美观,符合文件的格式。正式公文不得用复写纸抄写或打印。

4、校对工作应由两人逐字逐行进行,重要文稿要由两人轮换复校。校对无权改动原稿,如发现原稿中有错漏、疑问或需要斟酌的地方,可提请签发人考虑改定。

5、不用红头文件纸套印的公文或比较重要的请示、报告应加盖印章。印章要盖得端正、清晰。

6、公文印制完毕后,交文书室签收分发。

7、文书室接到外发公文,要取出两份连同公文底稿一起存档,然后按规定的发送地点、份数分别登记装封。经检查无差错后交外收发签收送发。发给本机关有关部门和领导人的,由文书按收发程序送阅。发密件和急件,要在信封上加盖密级急件印戳,绝密件还须加封。

8、送发公文要有签收手续。市内的急件、密件一般要直接送递。

9、文书必须坚守工作岗位、不得擅离职守,必须及时准确地完成公文的收发、登记、阅办、存档任务,不得延误、遗忘、压误、遗失公文。必须保证机要公文的机密安全,不得泄漏机密公文的内容。

10、因工作失误,玩忽职守造成公文遗失、压误影响工作或发生失泄密文件的,追究当事人的责任。

三、公文的借阅与管理

(一)公文借阅

借阅公文由文书负责。属于阅文范围内的干部借阅公文由文书登记、借阅人签名;超出阅文范围的还须经办公室领导批准。借阅公文退还后,文书要及时核销登记。

(二)公文归档

1、归卷工作是年末一次性正式立卷的基础,要认真做好。清退的公文要随时分类归卷,不得乱堆乱放。每季度要对需要归卷的公文进行一次清理,检查每份公文是否办完、材料是否完整、是否有漏页或破损、是否有圆珠笔、铅笔书写的材料等等,发现问题,要及时补救。

2、公文归卷,要填写《归卷文件登记簿》,并在收发文登记簿上予以注明,以便查找。

3、正式立卷工作一般在年末或下年初进行。

4、正式立卷前要对归卷的公文进行一次系统的清理。具体内容有:检查卷内公文是否有保存价值,没有保存价值的或重份的要拣出来另行处理;检查卷内公文是否与归卷类目相吻合,或抽出另归,或修正类目;检查卷内公文的保存期限是否基本一致,保存期限相差很大的,应分开立卷。

5、应立卷的公文,要视情况分别以时间顺序、问题顺序、重要性顺序为标准对公文进行排列和编页,然后,编写案卷标题、填写卷首目录和卷首封面以及卷尾备考表,进行装订。

6、装订案卷要拆除公文材料的订书钉、曲别针、大头针之类的金属物;要注意不要订压卷内文字;照片要贴在纸面上装订;图表要折叠整齐;卷页参差不齐的要切齐。

7、公文立卷后,要填写《归档案卷移交目录》,按规定向档案馆移交。不需立卷的公文,予以销毁。

(四)公文的划密与保密

1、划密工作主要是针对自制公文而言,对于需要保密的公文,应合理划密,明确标密。按照国家规定,机密等级分为:绝密、机密、秘密三级。另外,部分公文还可列为内部事项。

2、根据本机关的实际情况,下列公文应列为秘密:

(1)国家领导人来本地视察的接待计划及活动日程。

(2)工委会议需要保密的报告、决议草案和人事任免材料。

应列为内部事项的公文有:

(1)党组会议、工委会议和主任会议的记录。

(2)机关职工的考察、晋升、调动、调资等有关材料、报表。

(3)揭发、控告国家机关工作人员及人大代表的来信、来访材料。

其他公文的划密视具体情况而定。

3、要严格控制机密公文接触范围。除负责为领导同志传递文件的文书外,一般干部因工作需要阅读机密公文时,应由办公室主任批准。

4、公文阅办后要及时清退,个人不得随意抽留,长期积存。

5、不准随身携带机密公文,不准在公共场所阅读、谈论机密公文、不得私自摘抄机密公文。

6、无关人员不得随意出入保密室,更不允许在保密室聊天和随意翻阅公文。

7、收发、保密工作人员要严守职责,妥善传递、保管机密公文,不得擅自让他人(包括自己的亲戚、朋友)阅读机密公文,更不得擅自外借机密公文。

8、按规定需要向发文机关清退的公文要及时清退。需要销毁的公文,要登记造册并经办公室主管领导审查批准后由两人监护销毁。

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